Как оформить гарантийное письмо?

В сфере деловых отношений гарантийное письмо бывает необходимо в различных ситуациях, поэтому при регистрации ООО, этот документ желательно приложить в пакет учредительной документации, хотя это и не обязательно в законодательном порядке.
Достаточно часто юридический и фактический адреса организации не совпадают. Но закон и не выдвигает жестких требований в этом пункте. Однако жизненные реалии диктуют вполне конкретные условия, когда регистрирующий орган требует предоставить подтверждение юридического адреса, и если его нет, то получение отказа в регистрации неминуемо. Именно поэтому гарантийное письмо при регистрации юридического лица стало из условного крайне рекомендуемым.
Так что же есть на самом деле гарантийное письмо и гарантию чего оно собой несет?
Этот документ являет собой деловое письмо, подтверждающее или гарантирующее выполнение определенных договоренностей и условий обеими сторонами делового сотрудничества. В контексте регистрации юридического лица, гарантийное письмо предоставляется владельцем арендуемого помещения и дает обоснованную гарантию на размещение фирмы по указанному в письме адресу, после завершения процедуры регистрации.
В большинстве случаев, гарантийное письмо предоставляют на фирменном бланке юридического лица – собственника арендуемого помещения и должно быть заверено печатью и подписью владельца, а также в нем должно присутствовать полное наименование документа «Гарантийное письмо». Особо осторожные собственники стараются уникализировать бланк гарантийного письма дополнительными степенями защиты, с целью минимизировать риск подделки документов на свой адрес злоумышленниками. Форма письма может быть произвольной, но нижеследующая информация должна быть указана в обязательном порядке:
• Номер документа и фактическая дата составления и подписания его
• Наименование организации и должность лица, предоставляющего данное письмо
• Наименование организации, которой предоставляется данное письмо
• Текст документа должен содержать формулировку «настоящим письмом ФИО гарантирует компании ООО «___»…… »
По желанию сторон в содержании письма могут отражаться дополнительные договоренности, обязательства и условия. Например, использование данного юридического адреса в официальных документах компании в процессе своей деловой и юридической активности, возможность пролонгации договора, досрочного прекращения деловых взаимоотношений, последующие после истечения срока действия и другие положения.
При всей серьезности содержания гарантийного письма и солидности бланка, на котором оно представлено, данный документ не несет в себе надежного юридического обоснования и 100% выполнения всех обязательств. Гарантировать соблюдение достигнутых договоренностей дает только особый документ, заключенный по всем нормам законодательства – Договор аренды.
Таким образом, становится очевидным, что наличием гарантийного письма в пакете учредительной документации организации игнорировать не стоит. Всеми регистрирующими и фискальными органами, гарантийное письмо воспринимается как, если и не обязательный, то крайне желательный документ. Дело в том, что при регистрации юридического лица, именно гарантийное письмо дает наглядное подтверждение согласия владельца предоставить право регистрации фирмы на свой адрес. Поэтому, если есть возможность получить гарантийное письмо от владельца арендуемого помещения, нужно ею воспользоваться и это будет беспроигрышный вариант.