Организация возмещает работникам расходы на наем жилья: надо ли облагать их НДФЛ и страховыми взносами

В письме от 12 января 2018 г. № 03-03-06/1/823 Минфин России затронул вопросы о налоге на прибыль, страховых взносах и НДФЛ при возмещении расходов работников на наем жилья, в том числе при переезде на работу в другую местность.
 
Специалисты финансового ведомства подчеркнули, что сумма возмещения работнику расходов на наем жилья, в том числе при переезде на работу в другую местность, не входит в систему оплаты труда. Такое возмещение связано с удовлетворением социально-хозяйственных потребностей работника и не может рассматриваться как выплата, которая производится в рамках деятельности самой организации. Поэтому сумму возмещаемых работнику расходов на наем жилья нельзя учесть при налогообложении прибыли в составе расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
 
По мнению, представителей Минфина России, сумма такой компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это связано с тем, что страховыми взносами облагаются любые выплаты и иные вознаграждения в пользу физического лица (пункт 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ), кроме тех, которые перечислены в статье 422 НК РФ. В этой статье упомянуты, в частности, компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. Но дело в том, что трудовое законодательство (статья 169 Трудового кодекса РФ) обязывает работодателя возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества, расходы по обустройству на новом месте жительства, но ничего не говорит непосредственно о компенсационных выплатах в виде сумм возмещения затрат иногороднего сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, по найму жилого помещения.
 
По той же причине компенсация работнику расходов по найму жилья при переезде в другую местность облагается НДФЛ: она не относится к тем компенсационным выплатам, которые освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с абзацем одиннадцатым пункта 3 статьи 217 НК РФ.
 
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), который исчисляется в специальном порядке. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества). Такое мнение высказал Минфин России в письме от 19 января 2018 г. N 03-03-06/1/2598.