ЕГРЮЛ содержит систематизированную и достоверную информацию о юридических лицах, прошедших процедуру регистрации на территории РФ. Официальная база данных владеет сведениями о реально существующих юридических лицах, обладающих правоспособностью и возможностью вести легальную деятельность. Кроме этого, реестр содержит сведения о ликвидированных организациях.
Согласно законодательству, в качестве собственника ЕГРЮЛ выступает Российская Федерация, а органом, ответственным за ведение госреестра, является ФНС России. Благодаря тому, что база данных обеспечивается одним федеральным ведомством, реестр имеет единый характер для всей российской территории.
Создание реестра стало возможным после того, как правительство признало необходимость введения подобной системы: в отсутствие точной информации о существующих юридических лицах, а также единых правил их регистрации, государство не могло в полной мере осуществлять свои контролирующие и регулирующие функции.
Регистрационно-информационный ресурс был разработан талантливой командой программистов Главного Научно-исследовательского Центра ФНС. Внедрение качественно нового решения систематизации и регистрации юрлиц состоялось в 2002-м году, после чего наступил период отладки и доработки первоначального варианта ЕГРЮЛ.
Для того чтобы устранить обычные для любой инновации недоработки, необходимо было узнать мнение регистрируемых в данной системе лиц. К чести разработчиков, они избрали нестандартный подход: с помощью специализированного форума поддержки был налажен конструктивный диалог между предпринимателями и представителями налоговой службы. Это помогло внести нужные изменения в первую редакцию закона о регистрации юрлиц, а также позволило усовершенствовать работу ресурса.
До образования реестра немалое количество экономических преступлений становилось возможным из-за непрозрачности сведений о деловых партнёрах - получить их было крайне затруднительно. Поэтому принцип публичности, заложенный в систему регистрации юрлиц, позволяет избежать возможных рисков в вопросах делового сотрудничества. Заказав выписку из ЕГРЮЛ можно получить сведения об адресе, наименовании, дате регистрации, ИНН/КПП, ОГРН, регистрирующем органе, а также номер и вид внесения регистрирующей записи.
Однако общедоступность и открытость сведений не исключает соблюдения принципов конфиденциальности, поэтому здесь существуют некоторые ограничения. Например, к такой информации, как паспортные данные и сведения о банковских счетах юридических лиц, доступ ограничен и предоставляется только в соответствии с ФЗ.
Записи реестра ведутся и на бумажных, и на электронных носителях. При этом данные записи представляют собой:
- сведения о госрегистрации юридических лиц (создание, ликвидация, реорганизация);
- записи о регистрации изменений в учредительных документах юридических лиц;
- записи об изменённых сведениях в соответствии с ФЗ.
Вышеуказанные сведения вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц, согласно хронологическому порядку; причём каждой записи соответствует свой ГРН (государственный регистрационный номер), а каждому юридическому лицу - ОГРН (основной государственный регистрационный номер, являющийся номером первой записи в реестре).
Регистрационные дела юрлиц содержатся в реестре в течение предельных ведомственных сроков хранения, по истечении которых документация передаётся на постоянное или временное хранение в государственный архив. Срок временного хранения составляет 75 лет. Время архивного содержания обозначается специальной экспертизой, определяющей ценность регистрационных данных.
Сведения о ликвидированных организациях хранятся отдельно от сведений о действующих юрлицах. Срок их хранения - 15 лет, начиная с момента внесения соответствующей записи. При необходимости, выписка из ЕГРЮЛ заказывается в территориальном отделении налоговой службы. Кроме неё, с помощью запроса можно получить копии документов определённого юридического лица.