Появилось письмо ФНС России от 17 июля 2024 г. N ЗГ-2-26/10319, в котором специалисты налоговой службы ответили на вопрос о том, можно ли подписывать первичные документы с использованием “обезличенного сертификата” электронной подписи юридического лица.
Налоговики подчеркнули, что в соответствии с принципами использования электронной подписи (статья 4 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”) признание электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе, недопустимо.
Согласно пункту 5 части 1 статьи 17.2 Закона N 63-ФЗ в случае, если квалифицированная электронная подпись применяется только для автоматического создания электронной подписи в электронном документе и (или) автоматической проверки электронной подписи в электронном документе, используется только квалифицированная электронная подпись юридического лица, которое осуществляет функции оператора соответствующей информационной системы. Квалифицированный сертификат, который содержит указание только на юридическое лицо в качестве владельца данного сертификата (обезличенный сертификат), создается и выдается удостоверяющим центром ФНС России.
Подробная информация о порядке получения квалифицированных сертификатов электронной подписи, используемой только для автоматического подписания и (или) проверки электронной подписи в информационных системах, размещена на официальном сайте ФНС России в разделе “Удостоверяющий центр ФНС России” – “Выдача квалифицированных сертификатов операторам информационных систем” (ссылка на раздел представлена в виде QR-кода).
Понятие оператора информационной системы в Законе N 63-ФЗ отдельно не определено, в связи с чем заимствуется из Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (пункт 12 статьи 2).
Вместе с тем, положениями части 3 статьи 14 Закона N 63-ФЗ определено следующее:
1) в обезличенном сертификате не указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности в соответствии с гражданским законодательством;
2) распорядительным актом юридического лица определяется физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе;
3) распорядительным актом юридического лица определяется лицо, ответственное за содержание информации, подписываемой данной электронной подписью.
Также ФНС России отмечает, что в соответствии с частями 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств) подлежит оформлению первичным учетным документом на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.
Частью 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Необходимость указания конкретного показателя в первичном учетном документе определяется не форматом представления электронного документа, а конкретными обстоятельствами сделки и действующим законодательством в области бухгалтерского учета и (или) в области налогообложения.
В соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе обязательными реквизитами являются подписи лиц с указанием наименования должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Такие документы подписываются руководителем организации. Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации, устанавливает ее руководитель.
Частью 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если первичные учетные документы в электронной форме подписываются квалифицированной подписью, у юридического лица возникают обязанности по применению квалифицированной подписи, предусмотренные положениями статьи 17.2 Закона N 63-ФЗ.
По мнению ФНС России подписание таких документов электронной подписью, которая создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи, предназначенных для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе, не позволит выполнить требования Закона N 402-ФЗ в части подписания документов руководителем организации или уполномоченными лицами, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации.
Также ФНС России отмечает, что издание вышеуказанных распорядительных актов юридического лица, позволит купировать риски, которые могут возникнуть у юридического лица в связи с неправомерным использованием должностных лиц обезличенного сертификата электронной подписи.
Поскольку при передаче недвижимого имущества в счет выплаты дивидендов сумма НДС хозяйственным обществом к оплате участнику хозяйственного общества не предъявляется, то на основании пункта 19 раздела II Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137), счет-фактура, выставленный хозяйственным обществом участнику этого общества при такой передаче имущества, участником хозяйственного общества в книге покупок не регистрируется. Соответственно, вычет НДС, выделенного в таком счете-фактуре, участником хозяйственного общества не производится.
Такой вывод содержится в письме Минфина России от 7 июня 2024 г. N 03-07-11/52884.